Antes de empezar, ten en cuenta que si diferencias las tarjetas que manejan los socios de las tarjetas que tienen los trabajadores vas a poder organizar y contabilizar mejor tu trabajo y actuar de forma más segura ante Hacienda.
En cualquier caso, la idea clave es que los movimientos de tu tarjeta pueden estar justificados o no.
Si los cargos están justificados con una factura completa correlacionada con la actividad, no hay problema, estamos ante un gasto general de la empresa que se paga por bancos. Como técnica, puedes contabilizar el gasto contra el acreedor 410/X, y en el mismo asiento reclasificar el acreedor contra deudas con entidades de crédito 520/X.
Si los cargos no están justificados y se trata de socios, pueden considerarse como retribución a los fondos propios, es decir dividendos, y por tanto te recomiendo que los lleves mejor a cuenta de socio. A nivel práctico puedes puntearte y sumar las partidas no justificadas y contabilizar el total en la cuenta de socio 551/X. Puedes hacerlo todo en un solo apunte. La contrapartida será la cuenta 520/X.
Si los cargos no están justificados y se trata de trabajadores, la postura más cómoda es considerarlos como gastos no deducibles. Sólo es sumarlos todos y llevar el total a una partida de gastos no deducibles 629/999. Lo haces todo en un solo apunte contable. La contrapartida será la cuenta 520/X. Al final del año este gasto se tomará como un ajuste positivo permanente en el Impuestos de Sociedades.
Con respecto a las disposiciones no justificadas de los trabajadores, otro planteamiento sería considerarlas como gastos de personal, sencillamente porque ninguna empresa estaría dispuesta a aceptar cargos que no se acreditan. Aquí, a diferencia del punto anterior, podemos considerar los gastos como deducibles, eso sí, tras la oportuna retención y cotización de los mismos dejando a salvo de ambos peajes los límites que permite la normativa fiscal y laboral para las dietas.
Obviando la consideración de los gastos de personal, que daría para otro post, al final y por cada período mensual la cuenta contable 520/X tendría los cargos de las partidas justificadas para cada una de las facturas justificativas, y un cargo global, ya sea el de la cuenta contable de socio 551/X por sus disposiciones no justificadas, o ya sea el de la cuenta contable 629/999 por todas las partidas no justificadas de los trabajadores.
Si todo ha ido bien, el cargo contable en bancos que cada mes nos hacen de la tarjeta de crédito tiene que coincidir con el saldo que arroje la cuenta 520/X. Por tanto, sólo es cancelarla contra bancos y tema resuelto.
Dos consejos finales: si ves que la cuenta de socio toma una deriva excesivamente deudora, convéncele de que no haga gastos privados con la tarjeta de la empresa o que reponga el saldo ya sea por aportaciones en efectivo, o por compensaciones contra los honorarios que perciba de la sociedad si es que presta servicios; y por último, ni que decir tiene, que mes a mes, guardes cada extracto con el detalle de todos los movimientos de la tarjeta.